経理のアウトソーシングでよくある失敗と失敗しないための5つの方法

「経理をアウトソーシングしたいけど、失敗するのが怖い」

「経理のアウトソーシングで失敗しないための方法ってある？」

経理のアウトソーシングはメリットが多いものの、正しく利用できなければ失敗するリスクがあるのも事実です。

そこでこの記事では、以下の内容を解説します。

・経理のアウトソーシングによくある失敗例
・経理のアウトソーシングで失敗しないための5つの方法
・「失敗しない経理のアウトソーシング先」を選ぶポイント

この記事を読むことで、経理のアウトソーシングにはどのような失敗があり、どうすれば失敗のリスクを回避できるのかがわかります。

経理のアウトソーシングを検討されている方は、ぜひ最後までご覧ください。

経理のアウトソーシングでよくある5つの失敗例

経理のアウトソーシングは、正しく利用できれば業務効率が格段に高まる一方、失敗すると逆効果となります。そこで、経理のアウトソーシングでよくある失敗例を以下の5つご紹介します。

・コミュニケーションが取れなかった
・例外対応をしてもらえなかった
・コストカットにつながらなかった
・自社の理念や考えを理解してもらえなかった
・アウトソーシング先のリソースに対して業務量が多かった

自社でも同じような状況とならないためにも、失敗例を把握しておくことは大切です。
1つずつ解説していきます。

コミュニケーションが取れなかった

アウトソーシング先とうまくコミュニケーションがとれなければ、失敗のリスクが高まります。
経理のアウトソーシングでは、以下2種類のコミュニケーションが発生します。

・自社とアウトソーシング先のコミュニケーション
・自社と社労士・税理士事務所のコミュニケーション

これらはどちらも大切で、うまくコミュニケーションを取れないと「アウトソーシングによって減るはずだった自社社員の対応時間」が結局減らず、本末転倒な結果に。

また、コミュニケーション不足によるトラブル発生のリスクも高まります。

例外対応をしてもらえなかった

日々経理業務をおこなっていると、通常業務ではない例外的な対応が発生することもしばしば。そして、アウトソーシング先に例外対応を依頼しても、「契約外の対応は難しい」として断られる場合があります。

柔軟な対応が難しいアウトソーシング先であれば、例外対応が発生するたびに自社で対応せざるを得なくなり、結果的にリソースを割かなくてはいけなくなるケースが多いです。

コストカットにつながらなかった

経理業務に関するコストカットのためにアウトソーシングを決めたのにも関わらず、蓋を開けてみたらコストカットにならなかったという失敗のケースです。

アウトソーシングの契約時、以下のような理由によって上記の失敗が生まれます。

・依頼予定の経理業務を精査しきれていなかった
・アウトソーシング先が対応できる業務内容を把握できていないかった
・イレギュラー対応はいくらかかるのか確認できていなかった

契約前のすり合わせがしきれていないことで、コストがかさむ自体となってしまいます。

自社の理念や考えを理解してもらえなかった

アウトソーシング先に自社の理念や考えを理解してもらえず、自社にとって最適な対応をしてもらえないことがあります。

経理は、自社の経営に直結する部門です。そのため、アウトソーシング先に自社の理念や経営方針を理解してもらい、それらに合わせた対応をしてもらわなければ、自社の経営に支障が出る可能性が高くなります。

アウトソーシング先のリソースに対して業務量が多かった

アウトソーシング先のリソースを把握できておらず、自社の経理業務をすべて依頼できなかったり、対応完了までに時間を要したりする失敗のケースです。

アウトソーシングを開始する前に、お互いのリソースと業務量を確認しきれていないことで起こります。

経理のアウトソーシングで失敗しないための5つの方法

先に紹介したような「経理のアウトソーシングによる失敗」を防ぐために、どのような事ができるでしょうか。

ここでは、経理のアウトソーシングで失敗しないためのアイデアを5つご紹介します。

・日頃から綿密にコミュニケーションを取る
・アウトソーシング先と経理の業務フローを確認する
・アウトソーシングの料金やプランを確認する
・アウトソーシングの目的を明確化する
・自社内に経理の業務理解者を残しておく

日頃から綿密にコミュニケーションを取る

アウトソーシング先とは、日頃から綿密にコミュニケーションを取ってください。

依頼した経理業務を、アウトソーシング先にすべて任せきりにはしないことが大切です。日頃からのコミュニケーションによって、お互いの認識の齟齬をなくしながら情報共有の仕方や業務の進め方をすり合わせておくことで、経理のアウトソーシングを円滑に進められます。

また、何かトラブルが起きた際にいち早く対応を共有できる点もポイントです。

アウトソーシング先と経理の業務フローを確認する

「自社の経理業務フロー」と「アウトソーシング先の業務フロー」は事前に確認してください。

お互いの業務フローを明確にしておくことで、後々のトラブル防止となり、円滑に業務を進められます。

アウトソーシングの料金やプランを確認する

アウトソーシングに関する料金やプラン内容も、事前に確認しましょう。

業務内容や料金は、契約する会社によって異なります。そのため、事前に把握しておかないと「想定よりもコストがかかった」「対応してもらえないことがあった」などといった失敗に繋がりかねません。

また、プランについて疑問に思ったことは、後回しにせずそのタイミングでアウトソーシング先に確認するのがおすすめです。

アウトソーシングの目的を明確化する

アウトソーシングをする前に、「アウトソーシングの目的」を明確にしてください。

目的を明確にしておくことで、ぶれずに経理業務を依頼でき、経理に対する悩みを解決しながら余計なコストが発生するような事態を防げます。

・コストカットしたい
・コア業務に集中したい
・経理業務の一部だけを依頼したい

アウトソーシングを検討する理由はいくつかあると思いますが、その中でも特に重視したいポイントは決めておきましょう。

自社内に経理の業務理解者を残しておく

自社の経理業務を理解している社員を残しておくことも、アウトソーシングを成功させる秘訣です。

経理をアウトソーシングすれば自社で対応する経理業務なくなりますが、アウトソーシング先とのやり取りは発生します。やり取りの際、経理に関する知識のない社員が窓口を担当すると、アウトソーシング先からの質問や〇〇の書類が欲しいといった要望があったとき、迅速な対応をおこなえません。

そのため、経理業務を理解している社員を1人でものことしておくことが重要です。

「失敗しない経理のアウトソーシング先」を選ぶポイント

では、「失敗しない経理のアウトソーシング先」を選ぶポイントについて以下3つを解説します。

・実績が豊富か
・引継ぎの際のサポートが丁寧か
・業務の対応範囲が自社に合っているか

実績が豊富か

アウトソーシング先を探すときは、実績が豊富な業者を選ぶのがおすすめです。

実績が豊富な業者であれば、それだけさまざまな業種や経営状況の会社をサポートしてきた経験があり、自社の状態に合わせて柔軟な対応をしてくれる可能性が高いです。

また、自社の経営についてアドバイスをもらえることもあります。業者のサイト上や見積もり時のミーティングなどで、どのくらいの実績があるのか確認しておきましょう。

引継ぎの際のサポートが丁寧か

経理のアウトソーシングをする際、引継ぎのサポートが丁寧な業者か見極めてください。

引継ぎの際、トラブルが発生しやすいためです。そのため、引継ぎ後のサポート体制や想定されるリスクへの対応策がしっかり練られているかなど、アウトソーシング先からの提案時に確認してください。

業務の対応範囲が自社に合っているか

アウトソーシング先の業務の対応範囲が、依頼を考えている自社の経理業務に合っているかを確認してください。

確認不足のまま進めてしまうと、「依頼したいと思っていた業務に対応してもらえない」という事態が起こりかねません。

また、業者によっては税理士や社労士が所属しておりすべての経理業務を一貫して対応できる場合もあります。そのような業者であればよりスムーズに経理業務を進められるため、どこまで対応可能かは事前に確認しましょう。

経理のアウトソーシングによるメリット

経理のアウトソーシングには失敗のリスクもありますが、ご紹介してきた「失敗しないための方法」を意識していただくことで、以下のようなメリットを享受できます。

・コア業務に集中できる
・専門性の高い業務でも迅速に対応できる
・経理に関わるコストを抑えられる
・社内での不正防止につながる
・制度変更にともなう社内インプットが不要
・社内の人手不足を解消できる

具体的な内容については以下のコラムで解説しています。あわせてご確認ください。

経理業務をアウトソーシングするメリット・デメリットとは？

まとめ

経理のアウトソーシングについて、「よくある失敗」や「失敗しないための方法」を解説してきました。

経理のアウトソーシングには、「コミュニケーション不足」や「コストカットにならなかった」などで失敗するリスクが存在しますが、以下のような方法によってリスクを回避できます。

・日頃から綿密にコミュニケーションを取る
・アウトソーシング先と経理の業務フローを確認する
・アウトソーシングの料金やプランを確認する
・アウトソーシングの目的を明確化する
・自社内に経理の業務理解者を残しておく

raku-TiAnでは、経理のアウトソーシングを検討されている方の悩みに寄り添い、失敗しないための最適なプランによってサポートさせていただきます。

経理のアウトソーシングをお考えの方は、ぜひraku-TiAnをご利用ください。