記帳代行とはどのようなサービス？メリット・デメリットまで解説

記帳代行をどこかに依頼したいと考えていても、自社ニーズに合う外注先があるのか、誰に依頼すれば良いのか迷いませんか？

記帳代行を依頼するときは、自社ニーズに合った外注先を効率的に見つけることが大切です。

そこで、この記事では「記帳代行の内容・メリット・デメリット」や「記帳代行の依頼先」についてご説明します。

この記事を読むことで、自社に合った記帳代行の形態をイメージできるようになります。

記帳代行を検討中の個人・法人の皆様は、ぜひ最後までご覧ください。

記帳代行とはどのようなサービス？

記帳代行とは、記帳業務を外部委託（アウトソーシング）することです。

そもそも記帳とは、会計取引の内容を帳簿に記載することを指します。

個人事業主と法人どちらの場合も、お金のやりとりを記録しておき、業績の把握、法人税や所得税を計算する際に活用します。

このような記帳業務を代行するサービスが「記帳代行」です。

記帳は義務化されている

青色申告するためには、「複式簿記」で記帳する必要があります。

複式簿記とは、たとえば現金の増加・減少という結果だけでなく、その原因も同時に記帳する方法です。

記帳には時間と手間がかかりますが、青色申告の要件でもあるため避けて通れません。

記帳代行は何をしてくれる？

記帳代行は、個人事業主や法人がすべき記帳業務を、業者が代行します。

依頼主は、レシート・領収証・記帳のための基礎データを送るだけです。

給与など複雑な取引についても、給与データを代行業者に渡すことで、正しく記帳してくれます。

なお、記帳代行の業務には以下のような項目が含まれます。

・適切な勘定科目を入力する
・正しい数値を入力する
・不自然な記帳となっていないか確認する

また、記帳代行で主におこなっていることを以下2つご説明します。

会計ソフトへの入力

記帳は、会計ソフトへの入力を通じておこないます。

入力方法は、直接入力する方法以外にもいくつかあります。

たとえば、CSVデータから会計ソフトへ取り込む方法です。

この方法では、依頼主がレシートや領収証を見ながら指定フォームに数値等を入力します。

記帳代行業者側の流れは、依頼主から届いたデータをCSV変換して会計ソフトに取り込み、適切な記帳となるよう確認し、修正・追加するというものです。

その他、クラウド会計であれば、スキャナでレシートや領収証を読み取って生成された取引や記帳が正しいか確認し、修正・追加をおこなう方法があります。

帳簿作成

青色申告をするためには、個人事業主と法人どちらも「仕訳帳」と「総勘定元帳」の作成・保存が必須です。

仕訳帳には、すべての会計取引が日付順に記帳されています。

また、総勘定元帳は、現金・預金・売上というような、特定項目ごとの取引が日付順に記帳されているものです。

これらの帳簿作成も、記帳代行の範囲としておこなってくれます。

記帳代行の利用がおすすめな方々

記帳代行の利用は、以下3つのジャンルの方々がおすすめです。

・中小企業
・フリーランス
・ベンチャー企業

それぞれの視点で、なぜ記帳代行がおすすめなのかをご紹介します。

中小企業

中小企業で経理の採用コスト、毎月の給与コストを押さえたい経営者におすすめです。

ベンチャー企業と違い、中小企業はすでにコアメンバーが揃っており、事業も継続しています。

そのため、社内人材に基幹業務に集中してもらい、無駄なコストも抑える目的で記帳代行を利用するというニーズが中小企業には多いです。

フリーランス

フリーランス、個人の業務以外になかなか時間がとれない方に特におすすめです。

フリーランスなどの場合、難解な記帳は少ない傾向にあります。

しかし、ご自身が営業や事務のすべてを担っていることが多く、いつの間にかやるべきことが増えて記帳に手が回らなくなることも。

記帳代行業者は、いつまでにどのような資料が必要か、定期的な連絡をしてくれ、それらに対応するだけで記帳業務が完了します。

記帳代行してもらうだけでなく、資料整理を含めた伴走者の役割として活用すると、利用価値が高まります。

ベンチャー企業

ベンチャー企業の最優先は、販路の開拓、取引先と連携するための時間づくりなどでしょう。

そのため、事務にかける時間は最後です。事業が拡大し始めると、さらに時間がなくなり取引内容も複雑になってきます。

最近では、記帳方法をネット検索できるようになり、記帳の支援機能を備えた会計ソフトも増えてきました。

しかし、それで実際の記帳ができるかというと難しいのが現状です。

記帳できたと思っても専門家からみると間違っていることが多くあります。

記帳すべき量が溜まりすぎないタイミングで、記帳をルーティン化するためにうまく記帳代行を利用すると良いでしょう。

記帳代行の4つのメリット

記帳代行には、下記のような4つのメリットがあります。

・経理業務を簡略化できる
・ミス防止につながる
・コア業務に時間を割ける
・コストカットにつながる

経理業務を簡略化できる

記帳代行を依頼することで、経理業務を簡略化できます。

経理業務の範囲は、記帳だけでなく、給与計算から請求書作成、振込、納税など多岐にわたります。

会社によっては、資金管理や業績報告書の作成も経理の範囲です。

これらのなかでも記帳は特に継続性が高いため、記帳代行を利用することで経理業務の社内負担を減らせます。

ミス防止につながる

記帳代行を経理のプロに依頼することで、ミス防止につながります。

記帳は、気が付くとやるべきことが増えている業務です。

溜まってしまった内容を一気に片付けようとすると、ミスも多くなります。

記帳代行を利用することにより、ミスを継続的に防止できます。

きちんと青色申告できるよう、記帳代行によってミスを極力避けましょう。

コア業務に時間を割ける

記帳代行を利用することで、記帳以外のコア業務に集中できます。

記帳するには、集中できる時間やパソコン、根拠資料、これまでの内容の思い出し、さまざまな要素が必要です。

これらを細切れの時間でしようすると、効率が悪いだけでなくミスも増えます。

そこで記帳代行を依頼すれば、ミスが減るだけでなくコア業務に集中すべき時間を記帳代行に回せるので、経営上の循環も良くなっていきます。

コストカットにつながる

記帳代行は、コストカットにつながります。

たとえば、記帳代行であれば10万円程度で済んでいた経理コストが、記帳業務を社内で回すと20万円以上になることがあります。

記帳代行を利用しない場合のコストがかさむ理由として、前述のとおりさまざまな業務をかけ持ちすることで効率が落ち、結果として時間と人件費がかかってしまうからです。

その点記帳代行であれば、記帳のプロが正確かつ効率的に処理するため、毎月の経理コストを落とせます。

新たな経理スタッフの採用コストがかからないのも、記帳代行を利用する魅力です。

記帳代行の3つのデメリットと注意点

次に、記帳代行のデメリットや注意点を以下3つ説明します。

・第三者に企業情報を開示する必要がある
・外注に際する管理コストがかかる
・外注先により料金設定が不明確な場合がある

第三者に企業情報を開示する必要がある

記帳代行を利用する際、第三者に企業情報を開示する必要があります。

記帳するために各種契約書等が必要で、契約書を見ないと契約期間や契約金額が分からないからです。

記帳代行を利用する場合は、企業の重要情報を開示することになるため、情報漏洩リスクを最小限にするための対策を徹底しましょう。

外注に際する管理コストがかかる

記帳代行を利用するには、料金がかかります。

どこに依頼するかによってサービス内容、範囲、料金、得意分野が異なるため、事前に利用したい内容を社内でも整理しておくと良いです。

外注先により料金設定が不明確な場合がある

記帳代行業者には、たとえば基本料金がある場合とない場合があります。

基本料金の内訳が明確であれば良いですが、明確でない業者もあります。

記帳代行の料金は、入力数や難易度によって変わるのが一般的です。

明確にしておきたい内容は、見積段階など導入前に依頼先へきちんと確認しておきましょう。

記帳代行サービスの種類

誰に記帳代行を依頼できるのか、知っておくと便利です。

自社が依頼したい業務内容に合う依頼先を選定しましょう。

以下、それぞれの特徴をご説明いたします。

会計ソフト

最近、記帳支援してくれる会計ソフトが増えました。

「チャットで質問できる」「自動で取引を推定してくれる」このような機能を備えたソフトです。

ただし、会計ソフトによって記帳できるのは知識をお持ちの方です。

簿記知識がまったくなく、初めて記帳を始める場合には避けたほうが良いでしょう。

クラウドソーシング

クラウドソーシングとは、主にフリーランスの個人へ、Web上のプラットフォームを介して記帳代行を依頼することです。

上記との違いは、外注先が個人であるため、オーダーに柔軟な対応をしてくれる点です。

ただし、相手が個人であるため、正確性やスピードなど信用性・信頼性を事前に確認できないことがあります。

記帳代行会社

記帳代行のみを扱う会社です。

十数年以上の社歴がある老舗もあります。

単純な取引が多く、とにかく処理すべき量が多い企業が利用するのに適しています。

膨大な現金取引がある場合、現金取引のみ代行業者に依頼するなど、部分的な利用方法も期待できるでしょう。

税理士事務所・会計事務所

税務・会計の専門家が記帳代行をおこないます。

プロがおこなってくれるので、信頼性が最も高いといえるでしょう。

ただし、記帳代行だけを依頼できるのか、顧問契約オプションとして利用できるのか、事前確認は必須です。

記帳代行ならraku-TiAnがおすすめ

記帳代行の依頼先は、「raku-TiAn」がおすすめです。

経理の総合コンサルティングサービス「raku-TiAn」は、税理士・会計事務所である糸井会計事務所を母体とする株式会社TiAnが運営しています。

そのため、セキュリティの面や業務の正確性、スピード感など評価いただいています。

また、集めていただいた必要な書類をraku-TiAnに預けていただくだけで、記帳業務がすべて完結する手軽さも大きな特徴です。

自社のリソースが不足している方や、コア業務に時間を割けない方など、記帳業務にお悩みに方はぜひraku-TiAnまでご依頼ください。

まとめ

この記事では、記帳代行のサービス内容やメリット・デメリットをご紹介しました。

記帳代行とは、記帳業務を外部委託（アウトソーシング）することです。

主に、「中小企業」「フリーランス」「ベンチャー企業」の方々が利用するのに向いているサービスです。

記帳業務によってコア業務が圧迫されている方や、社内リソースが不足している方は、ぜひ記帳代行の利用を検討してみることをおすすめします。