記帳代行はどこまでしてくれる？業務内容と流れを解説

自社の経理担当者が辞職したり記帳の知識をもつ社員がいなかったりと、さまざまな理由から記帳代行を利用したいとお考えの方は多いのではないでしょうか。

ただ気になるのが、記帳代行はどこまで依頼できるのかということ。

そこで今回のコラムでは、以下の内容を解説していきます。

・記帳代行はどこまで依頼できるのか
・記帳代行を利用するときの流れ
・どのような企業が記帳代行を利用すべきか

このコラムを読むことで、「自社が記帳代行を利用すべきなのか」「どこに依頼すべきなのか」を理解できます。

これから記帳代行を利用したいとお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。

記帳代行はどこまでできる？業務内容は？

記帳代行とは、企業の経理業務である「記帳業務」を外部の業者へアウトソーシングすることを指します。

記帳業務は、簿記の知識が必要な作業もあり、ある程度社内リソースを割かなければなりません。そこで、記帳業務を業者へアウトソースすることで、経理の社内負担を一気に軽くできます。

では実際に、業者にアウトソースできる記帳業務はどのようなものがあるのか見ていきましょう。

起票作成

まずは「起票作成」です。

起票作成は、各領収書や請求書、銀行口座などでお金の流れを確認して、会計伝票であったり現金出納票であったりを作成する業務です。自社のお金の動きを把握しなければいけませんが、会計の専門的な知識は必要ありません。

起票作成の段階から記帳代行サービスを利用した場合、依頼主は必要書類を渡すのみでその後の作業は業者に丸投げできるため、経理の負担が一気に軽減されるでしょう。

ただ、業者によって起票作成を対応できる場合とできない場合があるため、必ず事前に確認する必要があります。

総勘定元帳と合計残高試算表作成

次に対応するものが、起票作成によって作成された記票を使い、総勘定元帳や仕訳票・合計残高試算表などの帳簿を作成する業務です。これらはいわゆる「記帳」という業務で、会計や経理に関する知識がなければ対応が難しい業務です。

通常は記帳のあとに「貸借対照表や損益計算書作成」の対応をしますが、記帳代行の場合は記帳業務をメインとして代行するサービスとなっています。

近年、自社に会計・経理に関する知識を持った人材が不足している企業による記帳代行の利用が増加傾向にあります。

記帳代行とはどのようなサービス？メリット・デメリットまで解説

記帳代行と経理代行の違いは？

記帳代行の利用を検討されている方のなかで、「よく耳にする経理代行と何が違うの？」と疑問に思われている方も多いのではないでしょうか。

そこで、記帳代行と経理代行の違いを簡単にご説明します。

記帳代行の場合は企業の「記帳」のみを代行するのに対し、経理代行の場合は記帳だけでなくその他の経理業務も代行するサービスという違いがあります。

経理代行で代行することの多い業務は、主に以下の6つです。

・記帳
・振込や支払い
・従業員の給与計算
・売掛金と買掛金の管理
・年末調整
・決算や申告業務

経理全般を代行して欲しいのか、記帳だけを代行して欲しいのか、企業ごとのニーズによって利用する代行サービスが変わってきます。

記帳代行と経理代行の違いをさらに詳しく知りたい方は、以下のコラムをご覧ください。

経理代行と記帳代行の違いとは？それぞれの特徴を解説

記帳代行を利用するときの流れ

記帳代行を利用する場合どのような流れで進んでいくのか、順を追って解説していきます。記帳代行の流れは、主に以下の3つです。

1．送付書類の準備と郵送
2．記帳作業と郵送
3．報告書のチェックと承認

送付書類の準備と郵送

記帳代行を始めるには、まず依頼する企業から代行業者へ、必要な書類を送付する必要があります。

記帳のみの代行を依頼する場合は、「会計伝票」や「現金出納金」などを記帳代行業者へ送付してください。記票作成から丸投げする場合は、上記の書類に加えて「請求書」や「領収書」など記票に必要となる書類を準備して送付しましょう。

また、上記のような書類に加えて、以下のような企業の売上・支出に関わる書類も準備する必要もありますので、注意してください。

・クレジットカード明細
・振込明細
・給与明細

記帳代行を依頼する場合は、上記のような書類送付が毎月の定例業務となるので、企業内で準備を円滑に進められるような仕組みを作りましょう。

記帳作業と郵送

記帳代行業者は、依頼主である企業から必要書類が届き次第、会計システムを利用して記帳作業が進みます。

その際、代行業者から依頼主の企業へ、企業活動に必要として利用されたものかプライベートで利用されたものなのかなどの情報をヒヤリングされることがあるので、協力しましょう。

記帳業務が全て完了次第、記帳代行業者から依頼主の企業へ報告書が戻されます。このとき、記帳作成に留まらず、企業のお金の流れを確認・分析して経営的なアドバイスをくれたり、減税の方法をアドバイスしてくれたりする業者もあります。

また、年度末に決算書類を作成してくれる代行業者もあるので、事前に依頼可能か確認しておくと良いです。

報告書のチェックと承認

依頼主の企業は、記帳代行業者より返送された報告書に誤りがないかを確認して承認すれば、一連の流れは終了となります。

「記帳代行業者って経理のプロでしょ？わざわざ報告書のチェックなんてしなくてもきっとミスはないよ」と安易に考えてはいけません。仮に作成された報告書にミスがあったとき、責任を問われるのは依頼主となる企業の経営者だからです。

上記のようなトラブルを生まないために、「報告書のチェックと承認」が必要となっています。企業のお金の流れを完璧に把握しているのはあくまで依頼主の企業側のため、記載に誤りがないかは必ず確認してください。

どのような企業が記帳代行を依頼すべきか

では、どのような企業が記帳代行を依頼すべきなのでしょうか。

ここでは、「起業代行を依頼すべき企業」として、以下3つの特徴を持つ企業をピックアップしました。

・経理担当者がいない企業
・事業を拡大したい企業
・経理の知識が不足している企業

1つずつ解説していきます。

経理担当者がいない企業

経理担当者の辞職や転職などの要因で経理担当者がいない企業は、記帳代行を利用することで自社の経理業務全体を効率化できます。

経理担当者がいない企業では、経理の知識がない社員が記帳を担当することになるため、対応が終了するまでの時間が大幅に増え、コア業務に支障をきたしかねません。

以上のような経理担当者がいない企業は、記帳代行を利用することで現役社員へ負担をかけずに記帳業務を進められるため、本来の業務に集中できる環境を作れるでしょう。

事業を拡大したい企業

事業を拡大したい企業にも、記帳代行がおすすめです。

企業が事業を拡大するとき、在籍する社員だけでは経理業務が回らなくなることはよくあることです。そこで記帳代行を利用することによって、新たな経理担当者を雇用する時間や人材コストを抑えながらスピード感を持って記帳を進められるため、一石二鳥といえます。

経理の知識が不足している企業

経理の知識が不足している企業も、記帳代行の利用を検討すべきといえます。

スタートアップのベンチャー企業や従業員数の少ない中小企業でありがちなのが、経理の専門的な知識を持った社員がいないことで、記帳業務が滞ったりミスが発生したりすることが多いです。

記帳代行を利用すれば、経理担当者への教育コストをかけずにミスなく的確な経理業務を進められるでしょう。

記帳代行はどこに依頼すべきか

記帳業務は、特別な資格なくおこなえる業務です。

そのため、記帳代行の依頼先にはいくつかの種類が存在します。今回は、そのなかでも代表的な依頼先を4種類ご紹介します。

それぞれ対応できる範囲が異なってくるので、自社でどこまでの業務を依頼したいか、照らし合わせてみてください。

記帳代行業者

記帳業務のみを依頼したい場合は、記帳代行業者がおすすめです。

記帳代行業者は記帳に特化しているので、比較的安価で依頼できます。

ただ、記帳以外に税務申告書の作成を依頼したい場合や税金に関する相談をしたい場合には、注意が必要です。上記のような業務は、税理士資格を有さない業者では対応できないため、税理士資格の有無はサービスを利用する前に確認しておくほうが良いでしょう。

税理士

税理士にも、記帳業務の代行を依頼できます。税理士であれば税理士資格を有しているので、以下のような業務もスムーズに依頼できるでしょう。

・税務相談
・税務書類の作成と申告

注意点として、記帳代行業者よりも費用がかさむ傾向にあるので、税理士と記帳代行業者のどちらを利用するかは自社の予算をもとに考える必要があります。

行政書士

行政書士は、官公署への提出が必要な書類の作成や提出の手続きなど、対応できる業務は幅広く、記帳代行を依頼することも可能です。

ただ、行政書士は税理士がおこなえる税務相談や税務書類作成の対応をできないため、注意が必要です。

会計事務所

公認会計士もしくは税理士資格を有する人によって開業された会計事務所にも、記帳代行を依頼できます。

ただし1つ注意したいのが、公認会計士によって開業され税理士資格を有する人が在籍していない会計事務所へは、税務相談や税務書類作成を依頼できないということです。記帳代行以外の業務も依頼したい場合は、事前に税理士が在籍しているのかを確認してください。

記帳代行はraku-TiAnにお任せください

記帳代行業者を探しているという方は、ぜひ「raku-TiAn」までご依頼ください。

raku-TiAnの運営母体は、税理士が在籍する税理士事務所の「糸井会計事務所」であり、所属するメンバー全員が「経理のプロ」です。そのため、以下のようなサービスを提供できます。

・経理のプロによる、ミスなく的確かつ迅速な記帳代行業務の対応
・記帳業務だけでなく経理業務全般の代行が可能であり、お客様のお悩みに合わせた経理代行プランのご提案も可能
・税理士が在籍しているので、税務相談・税務書類作成の対応も可能

raku-TiAnをご利用いただければ、みなさまが抱える経理・記帳業務に関するお悩みを解決し、自社のコア業務に集中できる環境の構築が可能です。

また、自社で経理人材を雇用する場合よりも、大幅なコストカットができます。

「自社に記帳業務をできる人材がいない」「経理担当者が突然やめてしまった」「コア業務に集中したい」など記帳に関するお悩みをお持ちの方は、ぜひraku-TiAnまでご依頼ください。

【まとめ】記帳代行がどこまでできるのか理解し適切な依頼をしよう

いかがでしょうか。

記帳代行を依頼した場合、一般的に起票作成〜記帳業務までを代行してくれます。

自社で記帳に関する知識が不足していたりこれから事業を拡大したいタイミングであったりする場合は、記帳代行を依頼することで業務状況の改善につながります。

また、記帳代行以外に税務相談や税務書類作成までの依頼を検討されている方は、ぜひraku-TiAnをご利用ください。

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