経理が突然退職するリスクとは？事前準備と対処法も解説

経理から突然の退職の申し出があり、対応に困っている方が多いのではないでしょうか。

経理が退職すると、業務の進捗が滞りや業務の引き継ぎなどが必要となり、問題が発生することがあります。

そこで今回のコラムでは、以下の内容を解説していきます。

• ・経理が突然退職するリスク
• ・経理の退職にあらかじめ備えておく方法
• ・経理が突然退職したときは経理代行の利用がおすすめ

このコラムを読むことで、「経理が退職した場合のリスク」や「経理が退職した場合の対処方法」を理解できます。

経理が退職してお困りの方は、ぜひ最後までご覧ください。

経理が突然退職するリスク

経理が突然退職するリスクを5つ紹介します。

• ・業務をマニュアル化できていない
• ・業務がストップする
• ・完璧な引継ぎができない
• ・業務内容を誰も把握していない
• ・後任者の採用に時間とコストがかかる

業務をマニュアル化できていない

業務のマニュアル化ができていない場合、退職する人が担当していた業務を引き継ぐことが困難になる可能性があります。これにより、業務の停滞や品質の低下などの事態が考えられます。

また、同じ業務を担当する人でも、それぞれのやり方が異なるため、業務効率が低下する恐れもあります。

業務がストップする

経理が突然退職すると、業務がストップしてしまうリスクがあります。

退職する経理担当者から業務の引き継ぎが不十分である場合、後任者が業務をスムーズに継続できなくなるためです。

また、経理業務は専門知識が必要なため、後任者が経理担当者の知識を補うまでに時間がかかる場合があります。そのため、業務の進行が遅れ、業務がストップするリスクがあります。

完璧な引継ぎができない

経理担当者が業務内容を完全に把握していない場合、後任者に対して必要な情報を漏れなく伝えられないため、引継ぎが不十分になる可能性があります。

また、経理業務は専門的な知識が必要であり、そのため引継ぎに時間がかかる場合があります。多くの文書や帳票があり、その整理や確認にも時間がかかることがあります。

業務内容を誰も把握していない

経理担当者が個人的に業務を行っていた場合、その業務内容を誰も把握していないため、退職した後は業務がストップする可能性があります。

また、経理担当者が文書や帳票を整理していなかった場合、業務内容を把握することが難しいです。文書や帳票が整理されていないと、後任者が必要な情報を見つけられず、業務がストップする可能性もあります。

後任者の採用に時間とコストがかかる

経理業務には高度なスキルが必要であり、適切な人材を探すことが難しい場合があり、採用に時間がかかる場合があります。

一方で、経理業務に関する知識やスキルを持った候補者が多数応募してくる場合もあり、候補者の選考に時間がかかることがあります。

経理の退職にあらかじめ備えておく方法

経理の退職にあらかじめ備えておく方法を3つ紹介します。

• ・業務をマニュアル化する
• ・紙ベースからクラウドベースに切り替える
• ・経理業務のノウハウをストックする

業務をマニュアル化する

まずは、経理業務の整理と文書化を行います。業務プロセスを明確にし、どのような業務がどのような手順で行われているかを明確に文書化します。

業務の整理と文書化ができたら、マニュアルの作成です。マニュアルには、業務の手順や処理方法、システムの操作方法などを明確に記載し、後任者がスムーズに業務を引き継ぐようにします。

業務が変更された場合は、マニュアルも適宜更新します。業務の変更点を記載し、マニュアルを改訂することで、後任者が最新の情報で業務を行えます。

紙ベースからクラウドベースに切り替える

まずは、クラウドベースの会計ソフトを導入します。クラウドベースの会計ソフトには、データのバックアップや共有、リアルタイムでのデータ更新などのメリットがあります。

紙ベースの帳簿やデータを、クラウドベースの会計ソフトに移行します。手動で入力する場合や、スキャンやOCRを利用する場合など、方法はさまざまです。

クラウド上でデータを管理し、必要な担当者がアクセスできるように共有します。クラウド上で管理することで、担当者がオフィスにいなくてもデータを確認・更新できるため、効率的な業務運営が可能となります。

経理業務のノウハウをストックする

業務に必要な書類や情報を、紙ベースで管理するのではなく、デジタルで管理できます。ドキュメント管理システムを導入し、業務に必要な書類や情報を保存することで、後任者が必要な情報をすばやく入手できます。

業務のプロセスを明確にし、業務手順を定義することで、業務の効率化や品質向上につながり、後任者がスムーズに業務を引き継ぎできます。

業務の手順やルールを明確にしたマニュアルを作成することで、後任者に業務内容をすばやく理解することが可能です。また、マニュアルには、問題が発生した場合の対処方法やトラブルシューティングの情報も記載しておくことが重要です。

経理が突然退職したときは経理代行の利用がおすすめ

経理が突然退職したときは経理代行の利用がおすすめです。

その理由は4つあります。

• ・人材採用にともなうコストがかからない
• ・時間をかけずにプロの知識が得られる
• ・退職のリスクがない
• ・経理以外のコア業務に専念できる

人材採用にともなうコストがかからない

経理代行を利用する場合、人材採用に伴うコストがかからない理由は、経理代行会社が契約期間中に必要な業務を一括で引き受けるためです。

人事や採用に関するコストや労力が不要であるため、企業側は経理業務に専念できます。

また、代行会社は経理に特化した専門家が多数在籍しており、経理部門の引継ぎや業務の継続性を確保するためのサポートを提供してくれる場合もあります。

そのため、経理が突然退職しても、業務のストップを最小限に抑えられます。

時間をかけずにプロの知識が得られる

時間をかけずにプロの知識が得られる理由は、経理代行会社が経理に特化した専門家が多数在籍しているためです。

これらの専門家は、多数の企業の経理業務に携わっており、幅広い知識と経験を有しています。そのため、企業側が業務を任せることで、迅速かつ正確な業務処理が可能となります。

退職のリスクがない

経理代行を利用することで、経理業務を一時的に代行できるため、従業員が突然退職した場合でも業務のストップを回避できます。

また、経理代行会社に依頼することで、代行業務を行うスタッフが複数いるため、退職リスクが低いといえます。

経理以外のコア業務に専念できる

経理代行を利用することで、企業は経理業務に時間とリソースを割く必要がなくなり、従業員は経理以外のコア業務に専念できるようになります。

例えば、営業活動や製品の開発、顧客対応など、企業が本来行うべき業務に時間を割くことができ、企業は自社の競争力を高められます。

まとめ

経理が退職した場合には、「業務をマニュアル化できていない」「業務がストップする」などのリスクがあります。

経理の退職にあらかじめ備えておくためにも、マニュアル作成や経理業務のクラウド化を進めておくことが大切です。

また、経理が退職してお困りの方は、ぜひraku-TiAnの経理代行をご利用ください。

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